Introducción:
El
caso práctico presentado a continuación nos muestra los pasos de una auditoría,
como funciona, observando el proceso que tuvo que pasar la empresa, ya que
estaba en una situación de mucha afrenta; para volver a ser líder en el sector;
tenía que pasar por la auditoría, la cual ayudó a tener bien preciso sus metas,
objetivos, visión y misión.
Caso Práctico: Desperdicios Industriales
Casa Zetina.
Es
una empresa familiar registrada ante las autoridades fiscales como persona
física con actividad empresarial. Está clasificada como una empresa pequeña en
el sector micro industrial. La creación de la empresa fue en el año de 1980, la
señora Andrea Zetina juntamente con su esposo Salomón García sin estudios y con
ocho hijos, iniciaron a trabajar, empezando con una carro de mano, recolectando
materiales como cartón, papel, botella, latas de aluminio, entre otros.
Una
característica peculiar es que eran emprendedores y deseaban superarse a sí
mismos, pasaron los años y eso les llevo a tener experiencias en el ámbito
laboral, su negocio empezó a desarrollarse y a crecer en el área tecnológica y
material. Lograron incrementar la eficiencia en el manejo de sus recursos,
permitiéndole transformarse en una empresa. Con el tiempo abrieron tres
sucursales, una vez definido el rumbo de la empre la señora Andrea dejo todo en
manos de sus hijos.
Esta
decisión, sumada a características propias de las empresas familiares como la
carencia de una formación sólida en materia de administración, el exceso de
confianza, la falta de esquemas, de organización y control pero sobre todo, la
ausencia de una preparación para la sucesión, provocaron el deterioro de la
productividad, incremento de los gastos de administración, pérdida de clientes
y de comunicación, situación que perjudico la posición en el mercado. La
empresa dejo de ser rentable y se deterioraron los nexos entre los hijos; los
terrenos y la empresa sufrieron constantes y cuantiosos robos; la familia llego
al punto de vender el terreno de la oficina matriz y cerrar el negocio.
La
señora Zetina retomó el mando del negocio y convocó a sus hijos a unirse y
trabajar bajo el mismo esquema de apoyo familiar que les funcionó al principio;
los hijos optaron por buscar una alternativa para diversificarse y
diferenciarse, para lograr este objetivo se dedican a estudiar otra clase de
máquinas empleadas por las empresas líderes en el sector.
En
función de la nueva estrategia del negocio, deciden establecer un marco de
actuación claro y accesible mostrando su misión la cual es otorgar un eficaz
servicio de recolección y captación de desperdicios industriales siendo un
negocio exitoso familiar, donde sus miembros alcancen un alto desarrollo
laboral y personal; por otro lado tu visión es ser un líder en la recolección y
captación de desperdicios industriales y constituirse en una empresa rentable
en la industria del reciclaje.
Su
objetivo es otorgar un servicio eficiente de recolección y captación de
desperdicios industriales y promover la cultura del reciclaje entre la sociedad
con el propósito de estimular el ahorro de recursos naturales y reducir la
contaminación. Observando
que su organigrama general tiene deterioros la familia decide llevar a cabo una
auditoria administrativa para fortalecer el funcionamiento de la empresa.
Al
poner en marcha la auditoria, se celebra una reunión donde se explica las
bondades del proyecto para obtener su participación e informarles de los
beneficios esperados de este examen integral; se les presenta el programa para
implementar la auditoria en forma lógica y secuencial, tomando en cuenta las
condiciones que deben prevalecer para lograr el tiempo y forma los objetivos
establecidos, después de eso se procede con la fase de instrumentación, la cual
se inicia a través de la observación directa y el análisis documental.
Posteriormente, para captar la información necesaria, se preparan los
cuestionarios y se realizaran entrevistas dirigidas con los ocupantes de cada
nivel jerárquico de la estructura. También se tomaron fotos de los recursos con
los que cuenta la organización.
En
esta fase y después de analizar la información recopilada y capacitador el
equipo auditor, se seleccionaron las técnicas de análisis y soporte
administrativo las cuales son: análisis FODA, análisis de potencial de innovación
y análisis de la competencia.
Análisis de la competencia.
Para
el servicio de recolección, lavado y trituración de vidrio no existen servicios
sustitutos. Todas las empresas que realizan estas tareas presentan el mismo
comportamiento en cuanto a servicio y precio.
La
fuerza competitiva del ingreso potencial.
Desperdicios
industriales casa Zetina desea prestar un servicio diferente, especializándose
en vidrio. La empresa pretende retomar su posición en el mercado, considerando
como una fortaleza el prestigio que gozan sus propietarios como negociadores y
trabajadores, pensando que con este tipo de acciones puede encontrar la
asesoría pertinente para mejorar todos los aspectos de la empresa.
El
poder de los proveedores.
Estos
representan una fuerza muy poderosa y difícil de tratar. En este caso son
recolectores de basura individuales y camiones de limpieza de la ciudad, ambos
están cautivos por muchas razones pues son clientes - proveedores quienes son
leales a la empresa siendo accesibles y otorgándoles amplios plazos para pagar
la mercancía cuando la empresa carecía de efectivo. Esta actitud le permitió a
la empresa continuar con sus operaciones. Esto fortalece un alto grado de
relación entre ambas partes.
El
poder de los compradores.
En
este se presenta el mismo esquema cliente-proveedor, solo que es manejado con
un criterio más empresarial.
Recomendaciones:
se recomienda replantear la forma de operar con un enfoque estratégico de largo
plazo, efectuar un análisis que permita determinar la posición estratégica a
partir del estudio de sus valores, objetivos, recursos y capacidades.
Planeación.
Se
reconoce la urgente necesidad de que todos los integrantes de la empresa
conozcan la misión, visión, objetivos,
metas, estrategias y tácticas de la misma.
Organización.
Se
recomienda que el nivel directiva ejerza un liderazgo autentico y retome la
responsabilidad de la ejecución de las actividades y logre la motivación de
todos los niveles jerárquicos. Fortalecer la comunicación y coordinación y el
trabajo en equipo, así como promover la creatividad e innovación, con el apoyo
de la tecnología de la información.
Control.
Definir
la naturaleza y sistemas de control con base en los procesos, niveles
jerárquicos y áreas de la empresa, las cuales deberán ser viables y funcionales
para garantizar la calidad del desempeño.
1.
¿Cómo influye la condición familiar en la administración de
la empresa?
De forma negativa debido a que su falta de conocimiento les
impide llevar una buena administración de la empresa, reflejando su déficit en
dirección y control de aspectos de la empresa como en recursos humanos,
estructura financiera, contabilidad, etc.
2.
¿Qué representa la dirección para una empresa de estas
características?
Representa la cabeza de la empresa en todos los aspectos,
así como a los dueños y administradores de la misma.
3.
¿Cómo puede la empresa alinear su potencial con un enfoque
estratégico?
Renunciando al conformismo que ha adquirido la empresa y
abriéndose al cambio e innovación en cuanto a preparación profesional y
estructura de su organigrama.
4.
¿La estructura organizacional de la empresa representa para
sí misma una ventaja competitiva?
Sí y no. La ventaja se refleja en que al ser familia tienen
un interés personal y colectivo en cuanto al éxito y crecimiento de la
organización, haciéndolos una empresa sólida, sin embargo les ha provocado un
estado de conformismo y cierre a las personas más capacitadas que resultarían
una administración estratégica y más ingresos para todos.
5.
¿Cómo puede consolidar la empresa su posición en su sector
y ramo de actividad?
Mezclando se conocimiento empírico con actualizaciones y
formaciones profesionales, siguiendo y tomando en cuenta los pasos y resultados
obtenidos por la auditoría en cuanto a la dirección general de la empresa,
conservando su buen servicio y precios en general.
6.
¿De qué manera se interrelacionan el análisis SWOT (FODA), el
análisis de potencial de innovación y las cinco fuerzas de la competencia para
obtener resultados de la auditoría?
Todos señalan las problemáticas que tiene la empresa en
materia administrativa y reflejan datos estadísticos sobre los mismos, haciendo
más sencillo encontrar los problemas más significativos y por ende la solución
al mismo.
Conclusión:
Como
consecuencia de la aplicación de la auditoria administrativa, salieron a la luz
los limitantes que obstaculizan el desarrollo de la empresa. En esta línea de
análisis, se encontró que existe una actitud pasiva y reactiva lo que
representa una fuente generadora de diversas situaciones que fragmentan la
estructura y generan deficiencias. Siendo las principales causas de ello se
destaca la falta de capacitación en general, liderazgo y asesoría
especializada. También se afectada por el deficiente manejo de información,
particularmente por la dificultad para adaptarse a un cambio en contexto
tecnológico.
